待ったなし!電子帳簿保管法によるデータ保管ですが・・

タックス

2022年1月から、法人も個人事業主も全員が電子帳簿保管が義務化されます。

これって!問題や課題が大きいですよね。特に、個人事業をなされている方で、例えばアマゾンなどから備品を購入し、クレジットカードで決済した場合には、送信された領収書とクレジットカード明細を自ら電子取引データとして保管しておかなければ、法律に抵触することにもなりかねません。更に国税法違反となれば、追徴金の対象や青色申告の承認が取り消しになるということになります。

こうなると、法制化がスタートされる前に、すぐにも体制を整えなくてはならないのかと焦りますが、意外と法改正の内容が理解しにくく、税務署に確認しても具体的なアドバイスすら頂けないのが現状です

当該システムを利用しないで保存することは認められていないのか?

ズバリ申し上げれば、電子帳簿保存法とは、帳簿や書類を一定の要件を満たせばデータで保存・管理することを認めるということです。

結論として、そのままの対応で問題はありません(紙で作成をして保管する)。

つまり、租税法において、保存が義務付けされているさまざまな書類は、法令上は紙での保存が原則ですが、今日のデータ化を活用すれば、保存スペースも減少されることが可能であり、データ保存することで、取引の項目ごとに検索が可能となる利点があり、ファイリングンの手間と事務の効率化のためには導入するメリットがあります。

但し、取引の相手側がデータで書類を提示してきた場合には、それに対処しなければならなくなりますから「データではなく紙で送ってほしい!」という要求をしなければならなくなりますね。

こうなると、本来の目的にあるデジタル化による業務効率化は遠い彼方に消えてしまうわけですから、国税当局が電子帳簿保管法によって、規制を緩めたとしても、事業主としては真逆の動きが発生する可能性もあるわけです。

システム化の難しさ

電子取引においては、請求書や領収書などは、メールにPDFが添付され届くことが多いと思われますが、検索機能の確保では、次の3つの要件が求められています。

  1. 日付、金額、取引先の3つの項目で検索できること
  2. 日付、金額は範囲を指定して検索できること
  3. 2つ以上の任意の記録項目を組み合わせて検索できること

問題となるのが、金額の検索をシステム管理する必要があり、PDFを確認しなけれ把握できない金額をどのようにシステム化することが出来るかが個人事業主等の課題となるでしょう。

クラウドシステムを活用すれば、対応は可能になると思われますが、他の事務体制を含めて、デジタル化を推進する費用をどこまで捻出して利益に直結させるのかを判断しなければなりません。

混乱の末に

世の中の経営者や担当者からの混乱の声に反応してか、国税庁も 電子帳簿保管 のルールを厳格に守ることが出来なかった時には「厳罰を科すことはしない」ようなコメントを出しています。

また、2022年1月に施行される改正電子帳簿保存法において、新たに始まる「電子データで受け取った書類の電子保存義務」が2年間猶予されようです。その内容が22年度税制改正に盛り込れ、2021年12月31日までに省令改正を行う模様です。

しかし、問題の先送りとも思えますので、いずれは対応しなければならず、目の前の対策は講じておく必要があります。

何かお困りのことがございましたら、ご連絡をお待ちしております。

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